Process mining no processo de Vendas (O2C)
Do orçamento ao recebimento, o processo de vendas esconde dinheiro parado em lugares que nenhum relatório mostra.
O ciclo Order to Cash — orçamento, pedido, aprovação, faturamento, recebimento — é onde o caixa se forma. Quando ele trava, o efeito não aparece como problema de processo: aparece como meta não batida.
O que o dado costuma revelar
Pedidos que nunca foram faturados
Todo pedido criado deveria virar nota. Ao cruzar quem tem pedido e não tem fatura, o número costuma surpreender — e a parte que não foi cancelada é dinheiro parado sem que ninguém tenha decidido isso.
O detalhe que muda a conclusão: boa parte dos pedidos sem fatura foi cancelada, e cancelamento é decisão normal de negócio. Contar os dois juntos superestima o problema. A análise precisa separar o que foi cancelado do que simplesmente parou.
Pedidos que demoram demais para faturar
Medindo o tempo entre a criação do pedido e a emissão da nota nos casos que foram faturados, obtém-se o prazo normal da própria operação. Quem passou desse prazo e continua sem nota está fora do padrão — e o critério vem do dado, não de um número arbitrado.
Orçamentos que não viram pedido
A taxa de conversão de orçamento em pedido, medida caso a caso, mostra em que etapa a venda morre e quanto tempo levou até morrer.
Retrabalho comercial
Orçamento revisado várias vezes, pedido alterado depois de aprovado, item trocado próximo ao faturamento — cada repetição atrasa o caixa. Ver como medir o custo do retrabalho.
Perguntas que passam a ter resposta
- Quantos pedidos estão sem faturamento, e quanto valor representam?
- Quais já passaram do prazo normal de faturamento da própria operação?
- Quanto do faturamento passou do prazo de contrato?
- Quais clientes mais cancelam, e em que etapa do fluxo?
- Quanto tempo leva, em média, do orçamento ao recebimento?
Como começa
Com uma amostra do log do seu sistema de vendas. O mesmo método se aplica a compras. Para entender o conceito antes, veja o que é process mining.
Perguntas frequentes
Consigo saber quais pedidos deveriam ter sido faturados?
Sim. Mede-se o prazo normal entre pedido e nota nos casos que foram faturados, e aplica-se esse prazo aos que ainda não têm nota. Quem passou dele e não foi cancelado está atrasado segundo o padrão da própria operação — não segundo um número arbitrado.
Dá para saber o valor parado nesses pedidos?
Sim, quando o valor está no cadastro do caso. O total dos pedidos sem faturamento é somado e pode ser aberto por cliente, produto, filial ou vendedor.
E se o processo de vendas passar por dois sistemas?
É o caso mais comum e o mais favorável ao process mining: como a análise parte do event log, os eventos dos dois sistemas são unidos pela chave do caso e o fluxo aparece inteiro.
Comece pelo diagnóstico
Nos dê acesso a uma amostra do seu log de eventos. Em duas semanas devolvemos o mapa real do seu processo — antes de qualquer compromisso de longo prazo.
Falar com especialista