Process mining no processo de Compras (P2P)
Da requisição ao pagamento, o processo de compras costuma ser o que mais acumula aprovação fora de ordem, alteração de pedido e retrabalho invisível.
O ciclo Purchase to Pay — requisição, pedido, aprovação, recebimento, nota, pagamento — atravessa várias áreas e vários sistemas. É justamente essa fragmentação que impede alguém de enxergar a cadeia inteira: cada área conhece bem o seu pedaço e ninguém vê o todo.
O que o dado costuma revelar
Pedidos alterados repetidas vezes
Alteração de pedido é a atividade de retrabalho mais comum em compras. Cada uma consome o tempo de quem altera, de quem reaprova e, frequentemente, do fornecedor. Numa base real, alterações de pedido respondiam pela maior fatia do custo de retrabalho do processo.
Aprovações fora de ordem
Alçadas existem para serem respeitadas na sequência. O log mostra os casos em que a segunda aprovação veio antes da primeira, ou em que o pedido seguiu sem uma delas.
Divergência entre pedido e nota
O confronto entre o que foi pedido e o que foi cobrado — two-way match — detecta divergência automaticamente, em vez de depender de conferência amostral.
Gargalo de aprovação
Com o tempo entre etapas medido, aparece quanto tempo o pedido fica parado esperando aprovação, e em qual alçada a fila se forma.
Sobre desconto por antecipação: quando o gargalo está entre o recebimento da nota e a aprovação do pagamento, a empresa perde prazo de desconto sem perceber. O tempo dessa etapa é medido diretamente do log.
Perguntas que passam a ter resposta
- Quais fornecedores mais atrasam a entrega?
- Quantos pedidos foram alterados mais de duas vezes, e quanto isso custou?
- Qual alçada de aprovação concentra a maior fila?
- Quantos pedidos seguiram sem a aprovação obrigatória?
- Onde há divergência entre pedido, recebimento e nota?
Como começa
Com uma amostra do log de eventos do seu ERP — JD Edwards, SAP, TOTVS ou sistema legado. Em duas semanas o processo real está reconstruído e os gargalos medidos. O mesmo método se aplica a vendas; o conceito está em o que é process mining.
Perguntas frequentes
Funciona com SAP, TOTVS, JD Edwards ou sistema legado?
Sim. A leitura é do event log, não da interface do ERP — o que muda entre um sistema e outro é o nome das tabelas, não o método. Também funciona com sistema próprio ou com dado exportado em arquivo.
Quanto tempo leva para mapear o processo de compras?
Duas semanas para o diagnóstico inicial a partir de uma amostra do log, incluindo a validação do dado com o seu time.
Consigo medir o custo do retrabalho em compras?
Sim. Cada repetição de atividade é contada por caso, e o custo sai do tempo médio gasto na atividade multiplicado pelo custo-hora da equipe.
Comece pelo diagnóstico
Nos dê acesso a uma amostra do seu log de eventos. Em duas semanas devolvemos o mapa real do seu processo — antes de qualquer compromisso de longo prazo.
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